دانستن حق مردم است

پنج نکته مهم در ساخت و ارسال ایمیل

نویسنده :سجاد کریمی
تاریخ:یکشنبه 21 اسفند 1390-ساعت 08 و 16 دقیقه و 13 ثانیه

 
ایمیلهای کاری با رعایت نکات و قواعد ساده ای می توانند موثرتر و کاربردی تر شوند. رعایت این نکات ایمیل ارسالی شما را حرفه ای تر کرده و گیرنده نامه را ترغیب می کند تا ایمیل شما را خوانده و آنرا پیگیری کند.

1.انتخاب نام درست
2-انتخاب موضوع درست
3-متن نامه
4-عدم ارسال مکرر یک ایمیل
5- دقت در فایل های پیوستی همراه نامه

1.انتخاب نام درست
در ساخت ایمیل علاوه بر آدرس ایمیل پر کردن بخش نام (یا ارسال کننده ایمیل) نیز اهمیت دارد. در برخی سایتهای ارائه کننده خدمات ایمیل نام و نام خانوادگی کاربر به عنوان نام ارسال کننده استفاده شده و در نرم افزارهای مانند
Outlook این عنوان در هنگام ورود اطلاعات سرور ارسال کننده ایمیل و مشخصات کاربری توسط کاربر مشخص می شود در هر صورت امکان ویرایش این نام در اکثر سیستمها بعد از ساخت یا نخستین ورود اطلاعات امکان پذیر است. توجه داشته باشید که در اکثر سایتها و نرم افزارهای ایمیل و در هنگام نمایش فهرست ایمیلهای رسیده در بخش نام فرستنده ایمیل  نام انتخابی فرستنده نمایش داده می شود . استفاده از نامها یا حروف بی معنی (مانند a a یا ag gh و...) میتواند ایمیل شما را غیر حرفه ای نمایش داده و حتی باعث عدم توجه گیرنده به آن شود. همچنین در صورتی که ایمیل شما مربوط به شرکت یا موسسه ای است سعی کنید نام موسسه یا شرکت خود (و یا بخش یا دپارتمان مربوطه) را در بخش نام وارد کنید.

2.انتخاب موضوع درست
اولین مواردی که گیرنده ایمیل به آن توجه می کند نام فرستنده یک ایمیل و موضوع (یا عنوان) نامه است. این دو مورد تاثیر زیادی در مطالعه ایمیل شما توسط مخاطب یا عدم توجه به آن دارد. بسیار مهم است که نهایت دقت خود را در انتخاب موضوع ایمیل (
Subject ) به کار ببرید. مهم است که موضوع نامه به طور خلاصه بیانگر محتوای نامه یا درخواست شما باشد. موضوع ایمیل جای سلام و احوال پرسی نیست بنابراین هرگز از عبارتی مانند hi یا salam در موضوع ایمیل خود استفاده نکنید.
حتی المکان  درخواست خود را بصورت یک خط در موضوع ایمیل نوشته و در متن نامه توضیحات بیشتر را ارائه کنید. بطور مثال اگر قصد کسب اطلاع یا سفارش و خرید محصول یا خدماتی را دارید  موضوع ایمیل را مواردی مانند  (
Darkhast kharid mahsool Alef ) یا (darkhast ettelat bishtar dar mored mahsool Alef) انتخاب کنید مشاهده می کنید که چنین عنوانی برای گیرنده ایمیل بیشتر معنا داشته و او با نگاهی به فهرست ایمیلهای دریافتی خود متوجه درخواست شما خواهد شد. همچنین

بسیاری از کاربران یک موضوع کلی برای ایمیل خود انتخاب میکنند ( برای مثال darkhat یا moshkel یا sefaresh ) اگرچه این عناوین اشتباه نیستند اما می‌توانید با چند کلمه بیشتر موضوع ایمیل  را خواناتر و شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش دهید.
باید توجه داشته باشید که  شرکتها و یا سایتهای مهم هر روز از دهها یا صدها ایمیل مشتریان و کاربرانشان دریافت میکنند و  کنارها این ایمیلها تعداد زیادی ایمیل اسپم نیز وجود دارد و قابل تصور  است که گیرنده برخی ایمیلها را با این تصور که اهمیت ندارند یا به کار آنها مرتبط نیست مطالعه نکنند  بنابراین با انتخاب یک موضوع درست برای ایمیل خود گیرنده را ترغیب به مطالعه نامه خود می‌کنید و البته توجه داشته باشید موضوع بایستی به محتوای نامه شما همخوانی داشته باشد.

3. متن نامه
قواعد نوشتن یک نامه الکترونیک تفاوتهایی به نامه های معمول دارد بطور کلی مطالعه متنهای طولانی در صفحه مانیتور سخت تر بوده و همچنین گیرنده ممکن است هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت کند بنابران او وقت و حوصله کمتری برای مطالعه ایمیل دارد بنابراین در مهمترین قدم بایستی متن ایمیل شما حتی المکان خلاصه باشد. در چند کلمه سلام یا عرض ادب کنید و سپس بدون حاشیه پردازی درخواست خود را مطرح کنید. بخصوص در ایمیلهای کاری گیرنده علاقه ای به داستان زندگی یا مشکلات خانوادگی یا  کاری شما که ارتباطی با او ندارد نخواهد داشت. آنها همچنین عادت به جملات تشکر آمیز کلیشه ای از محصولات یا خدمات خود دارند بنابراین با ذکر چنین مواردی متن ایمیل را طولانی و حوصله گیرنده را سر نبرید. مطمئن باشید ذکر صریح و خلاصه مشکل یا درخواستتان بهترین کمک به خودتان و به گیرنده ایمیل است. اگر به چند درخواست یا موضوع در متن نامه اشاره کردید آنها را در پارگرافهای کوتاه و با فاصله از یکدیگر بنویسید.
همچنین در ایمیلهای کاری لازم است از ادبیات مناسب استفاده کنید متن شما میتواند دوستانه باشد اما زیاد خودمانی نشوید و بخصوص اگر نامه شما اعتراضی است لحن نامه شما همچنان بایستی مودبانه باشد. توجه کنید که گیرنده تنها محتوای نامه شما را خوانده و اگر به نظرش متن نامه توهین آمیز باشد ممکن است  توجهی به اعتراض یا درخواست شما نکند.

این روزها اکثر سایتهای معروف ارائه کننده خدمات ایمیل (مانند یاهو یا جی‌میل) و همچنین نرم افزارهای معروف مدیریت ایمیل توانایی نمایش محتوای فارسی را دارند. استفاده از متن فارسی بر  نوشتن محتوای فارسی با کلمات انگلیسی ( پینگلیش) ارجحیت دارد. متن فارسی خواناتر بوده  و گیرنده ایمیل راحت تر و سریعتر میتواند آنرا مطالعه کند و شما نیز میتوانید توضیحات بیشتر در ایمیل ارائه  کنید.  استفاده از حروف انگلیسی برای نوشتن متن فارسی بخصوص در متنهای طولانی باعث بی حوصلگی خواننده می شود. با اینحال در ارسال ایمیلهای فارسی گاهی مشکلاتی به دلیل عدم همخوانی کدپیج فرستنده و گیرنده ایمیل و یاعدم پشتیبانی از نمایش متن فارسی در سیستم  گیرنده ایجاد میشود و از همین اگر نسبت به توانایی گیرنده نسبت به متن فارسی مطمئن نیستید  گاهی پینگلیش راه حل مطمئن تری است و البته اگر از چنین روشی استفاده کردید متن خود را خلاصه تر کرده و در پاراگرافهای کوتاه تر بنویسید.

نکته دیگری که بایستی در نوشتن متن نامه رعایت  کنید و متاسفانه عدم رعایت آن اشتباه رایجی است توجه به جزئیات است. به مثال اگر قرار است مشکل سایت خود را به شرکت میزبان سایت مطرح کنید حتما آدرس سایت ، نام کاربری یا  کد مشتری خود را قید کنید یا اگر قرار است محصول یا خدماتی از یک شرکت بگیرید دقیقاً به کد محصول یا حتی لینک آن اشاره کنید طبیعی است که گیرنده ایمیل صرفا با دریافت نامه ای که در آن نوشته شده سایت من مشکل پیدا کرده متوجه نام سایت نخواهند شد که مشکل آنرا حل کنند!

4.عدم ارسال مکرر یک ایمیل

نمی دانم چرا برخی فکر میکنند که با ارسال چندین باره یا گاهی دهها بار یک ایمیل فکر میکنند که شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش یا به درخواست یا نامه اشان سریعتر رسیدگی می شود اما مطمئناً ارسال مکرر یک ایمیل نوعی بد اخلاقی و بی ادبی است. این درست شبیه آن است که در بانک چندین بار جمله خود را برای صندوقدار تکرار کنید. تنها پیام ارسالهای مکرر یک ایمیل در فاصله زمانی اندک برای گیرنده آن است که فرستنده فردی تازه کار، گستاخ یا بی توجه به اصول است.

5.دقت در فایلهای پیوست همراه نامه
مواردی پیش می آید که نیاز به ارسال فایل همراه نامه داشته باشید آنچه در این مواقع بایستی مد نظر داشته باشید توانایی دریافت و مشاهده فایل پیوست توسط گیرنده است. شاید شما دسترسی به اینترنت پرسرعت دارید و ارسال یک فایل 10 مگابایتی همراه یک ایمیل برای شما زمان زیادی نخواهد اما دریافت فایلی با این حجم برای کاربری که  اینترنت 
Dailup  دارد میتواند وقت گیر باشد همچنین مشاهده برخی فایلها نیازمند نرم افزارهای خاص هستند که ممکن است گیرنده در هنگام دریافت ایمیل آنها را نصب نکرده و امکان مشاهده فایل را نداشته باشد. بنابراین بخصوص در مواردی که از نوع دسترسی کاربر خود به اینترنت اطلاعی ندارید فایلهای پیوست را با حجم های پایین ( زیر یک مگابایت ) ارسال کنید. تصاویر را میتوانید در سایزهای کوجک تر ارسال کنید و همچنین از فرمتهای رایج برای فایلهای پیوست ارسال کنید.




داغ کن - کلوب دات کام
نظرات() 
preparat na porost rzęs
چهارشنبه 30 بهمن 1398 ساعت 22 و 22 دقیقه و 07 ثانیه
Ahaa, its good conversation regarding this paragraph here at this website, I have
read all that, so now me also commenting at this place.
phyteney triple s
چهارشنبه 30 بهمن 1398 ساعت 09 و 53 دقیقه و 52 ثانیه
Excellent site you have here.. It's hard to
find high quality writing like yours nowadays.
I truly appreciate individuals like you! Take care!!
possible t-shirt configurations
چهارشنبه 30 بهمن 1398 ساعت 04 و 41 دقیقه و 47 ثانیه
Saved as a favorite, I love your site!
Casino91
سه شنبه 29 بهمن 1398 ساعت 22 و 21 دقیقه و 02 ثانیه
This is my first time pay a visit at here and i am in fact impressed
to read all at single place.
ขาย hifu
سه شنبه 29 بهمن 1398 ساعت 20 و 28 دقیقه و 32 ثانیه
First of all I would like to say great blog! I had a quick question that I'd like to ask if
you do not mind. I was curious to know how you center yourself and clear your head before
writing. I have had trouble clearing my thoughts
in getting my ideas out there. I do take pleasure in writing however it just seems like the first 10 to
15 minutes are generally lost simply just trying to figure out how
to begin. Any ideas or tips? Kudos!
ลดความอ้วน
سه شنبه 29 بهمن 1398 ساعت 18 و 41 دقیقه و 05 ثانیه
I quite like reading through a post that will make men and women think.
Also, thank you for allowing me to comment!
Online Casino Indonesia - 5Bintang Kasino
سه شنبه 29 بهمن 1398 ساعت 13 و 24 دقیقه و 43 ثانیه
I loved this post! I read your blog fairly often and you are always coming out
with some great stuff. I will shares this on my facebook, instagram and some of my loyalty followers.
Great jobs! Keep work it with it.
judi bola
دوشنبه 28 بهمن 1398 ساعت 21 و 11 دقیقه و 50 ثانیه
I'm really loving the theme/design of your weblog. Do you ever run into any internet browser compatibility issues?
A couple of my bpog audience have complained about my blog not operating correctly in Explorer bbut looks great in Opera.
Do you have any advice to help fix this problem?
Playtech - 5Bintang Kasino
دوشنبه 28 بهمن 1398 ساعت 16 و 09 دقیقه و 12 ثانیه
I loved this post! I read your blog fairly often and
you are always coming out with some great stuff. I will shares this on my facebook, instagram and
some of my loyalty followers. Great jobs! Keep work it with it.
리니지 홍보
دوشنبه 28 بهمن 1398 ساعت 15 و 57 دقیقه و 48 ثانیه
I have read so many content about thee blogger lovers however this piece of
writing is ruly a nice article, keep it up.
online data mining services
دوشنبه 28 بهمن 1398 ساعت 00 و 58 دقیقه و 37 ثانیه
online data mining services
http://tmbc.lacicognaabbigliamento.it/online+dating+as+a+black+man-746.html
online data mining services
online data mining services
fit jeans
دوشنبه 28 بهمن 1398 ساعت 00 و 13 دقیقه و 35 ثانیه
Hey there! I know this is kinda off topic but I was wondering if you knew where I could locate a captcha plugin for my comment
form? I'm using the same blog platform as yours and I'm having
problems finding one? Thanks a lot!
Free vpn
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 23 و 39 دقیقه و 24 ثانیه
vpn for mac
http://onlinevpnapp.com
vpn for mac
Free vpn
poker asia
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 22 و 35 دقیقه و 04 ثانیه
In fact, I would not be surprised if people hone their poker playing skills playing those casual
hold 'em games. An Island 26 miles long and positioned in the
northern most section of the island, North Topsail Beach offers a family-oriented style of beach vacationing.
They usually offer large chip payouts along with precious XP.
If you are interested, find us and request a copy of our special report on How to
be a super Speed Reader.
Janis
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 20 و 40 دقیقه و 35 ثانیه
Unquestionably believe that which you stated.
Your favorite justification seemed to be on the internet the simplest thing to be aware of.
I say to you, I definitely get irked while people think about worries that they plainly don't know about.

You managed to hit the nail upon the top and defined out the whole thing without having
side-effects , people could take a signal. Will probably be back to get
more. Thanks
www.forumdipace.org
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 20 و 06 دقیقه و 56 ثانیه
Hey there! I know this is kind of off topic but I was wondering if you knew where I
could find a captcha plugin for my comment form? I'm using the same blog platform as yours and I'm having
problems finding one? Thanks a lot!
casino-En-france.ticketleap.com
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 10 و 36 دقیقه و 11 ثانیه
Two 4 Tuesday Bonus - Mystery shock bonus!
https://infogram.com/top-10-dia-chi-phong-kham-nam-khoa-uy-tin-tot-nhat-tai-ha-noi-1hnq41mo0g3k43z
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 07 و 28 دقیقه و 03 ثانیه
I'm amazed, I have to admit. Seldom do I come across a blog
that's equally educative and amusing, and let
me tell you, you have hit the nail on the head. The problem is an issue that not enough men and women are speaking intelligently about.

I'm very happy that I came across this during my search for something relating to
this.
Acttee
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 04 و 32 دقیقه و 52 ثانیه
I conceive other website owners should take this internet site as an example, very clean and superb user genial style.
Valeria
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 03 و 38 دقیقه و 34 ثانیه
Hey there, You have done an incredible job. I will definitely digg it and personally recommend to
my friends. I am confident they'll be benefited from this site.
situs poker online
یکشنبه 27 بهمن 1398 ساعت 02 و 53 دقیقه و 12 ثانیه
Enjoyed looking through this, very good stuff, appreciate it.
funny t-shirts
شنبه 26 بهمن 1398 ساعت 22 و 33 دقیقه و 00 ثانیه
This site was... how do I say it? Relevant!! Finally I've found something which helped
me. Thanks a lot!
Dong
شنبه 26 بهمن 1398 ساعت 19 و 26 دقیقه و 41 ثانیه
I wanted to thank you for this excellent read!!
I definitely enjoyed every bit of it. I've got you book-marked to look
at new things you post?
t shirts used
شنبه 26 بهمن 1398 ساعت 13 و 23 دقیقه و 54 ثانیه
Everything is very open with a clear description of the issues.
It was definitely informative. Your site is extremely helpful.

Many thanks for sharing!
Buy cheap rick and morty bong online
شنبه 26 بهمن 1398 ساعت 11 و 00 دقیقه و 32 ثانیه
It’s a basic unit that comes with a 14mm male bowl, so you’ll have loads
of space to pack the goodies into. This is our
top-rated bong as a result of it combines traditional design along very
clear and smooth hits.
customized t shirt
جمعه 25 بهمن 1398 ساعت 22 و 58 دقیقه و 03 ثانیه
Thanks for sharing your thoughts. I truly appreciate your efforts and I will be waiting for your further post thank you once again.
Withdraw 918Kiss - 5Bintang Kasino
جمعه 25 بهمن 1398 ساعت 17 و 52 دقیقه و 59 ثانیه
I loved this post! I read your blog fairly often and you
are always coming out with some great stuff. I will shares this on my facebook, instagram and some of my loyalty followers.
Great jobs! Keep work it with it.
yes cupid dating site
جمعه 25 بهمن 1398 ساعت 10 و 34 دقیقه و 44 ثانیه
free older lady dating sites
http://tqly.panerogardencenter.it/totally+free+online+dating+sites+in+india-314.html
free older lady dating sites
yes cupid dating site
Landtees
جمعه 25 بهمن 1398 ساعت 09 و 06 دقیقه و 12 ثانیه
Remarkable issues here. I'm very satisfied to peer your post.
Thanks so much and I am looking forward to contact
you. Will you please drop me a e-mail?
man gifts
جمعه 25 بهمن 1398 ساعت 08 و 47 دقیقه و 25 ثانیه
Wow, this post is fastidious, my younger sister is analyzing these things, therefore I am going to let know her.
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر


نمایش نظرات 1 تا 30
ساخت وبلاگ در میهن بلاگ

شبکه اجتماعی فارسی کلوب | اخبار کامپیوتر، فناوری اطلاعات و سلامتی مجله علم و فن | ساخت وبلاگ صوتی صدالاگ | سوال و جواب و پاسخ | رسانه فروردین، تبلیغات اینترنتی، رپرتاژ، بنر، سئو