تبلیغات
روابط عمومی - پنج نکته مهم در ساخت و ارسال ایمیل
دانستن حق مردم است

پنج نکته مهم در ساخت و ارسال ایمیل

نویسنده :سجاد کریمی
تاریخ:یکشنبه 21 اسفند 1390-ساعت 09 و 16 دقیقه و 13 ثانیه

 
ایمیلهای کاری با رعایت نکات و قواعد ساده ای می توانند موثرتر و کاربردی تر شوند. رعایت این نکات ایمیل ارسالی شما را حرفه ای تر کرده و گیرنده نامه را ترغیب می کند تا ایمیل شما را خوانده و آنرا پیگیری کند.

1.انتخاب نام درست
2-انتخاب موضوع درست
3-متن نامه
4-عدم ارسال مکرر یک ایمیل
5- دقت در فایل های پیوستی همراه نامه

1.انتخاب نام درست
در ساخت ایمیل علاوه بر آدرس ایمیل پر کردن بخش نام (یا ارسال کننده ایمیل) نیز اهمیت دارد. در برخی سایتهای ارائه کننده خدمات ایمیل نام و نام خانوادگی کاربر به عنوان نام ارسال کننده استفاده شده و در نرم افزارهای مانند
Outlook این عنوان در هنگام ورود اطلاعات سرور ارسال کننده ایمیل و مشخصات کاربری توسط کاربر مشخص می شود در هر صورت امکان ویرایش این نام در اکثر سیستمها بعد از ساخت یا نخستین ورود اطلاعات امکان پذیر است. توجه داشته باشید که در اکثر سایتها و نرم افزارهای ایمیل و در هنگام نمایش فهرست ایمیلهای رسیده در بخش نام فرستنده ایمیل  نام انتخابی فرستنده نمایش داده می شود . استفاده از نامها یا حروف بی معنی (مانند a a یا ag gh و...) میتواند ایمیل شما را غیر حرفه ای نمایش داده و حتی باعث عدم توجه گیرنده به آن شود. همچنین در صورتی که ایمیل شما مربوط به شرکت یا موسسه ای است سعی کنید نام موسسه یا شرکت خود (و یا بخش یا دپارتمان مربوطه) را در بخش نام وارد کنید.

2.انتخاب موضوع درست
اولین مواردی که گیرنده ایمیل به آن توجه می کند نام فرستنده یک ایمیل و موضوع (یا عنوان) نامه است. این دو مورد تاثیر زیادی در مطالعه ایمیل شما توسط مخاطب یا عدم توجه به آن دارد. بسیار مهم است که نهایت دقت خود را در انتخاب موضوع ایمیل (
Subject ) به کار ببرید. مهم است که موضوع نامه به طور خلاصه بیانگر محتوای نامه یا درخواست شما باشد. موضوع ایمیل جای سلام و احوال پرسی نیست بنابراین هرگز از عبارتی مانند hi یا salam در موضوع ایمیل خود استفاده نکنید.
حتی المکان  درخواست خود را بصورت یک خط در موضوع ایمیل نوشته و در متن نامه توضیحات بیشتر را ارائه کنید. بطور مثال اگر قصد کسب اطلاع یا سفارش و خرید محصول یا خدماتی را دارید  موضوع ایمیل را مواردی مانند  (
Darkhast kharid mahsool Alef ) یا (darkhast ettelat bishtar dar mored mahsool Alef) انتخاب کنید مشاهده می کنید که چنین عنوانی برای گیرنده ایمیل بیشتر معنا داشته و او با نگاهی به فهرست ایمیلهای دریافتی خود متوجه درخواست شما خواهد شد. همچنین

بسیاری از کاربران یک موضوع کلی برای ایمیل خود انتخاب میکنند ( برای مثال darkhat یا moshkel یا sefaresh ) اگرچه این عناوین اشتباه نیستند اما می‌توانید با چند کلمه بیشتر موضوع ایمیل  را خواناتر و شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش دهید.
باید توجه داشته باشید که  شرکتها و یا سایتهای مهم هر روز از دهها یا صدها ایمیل مشتریان و کاربرانشان دریافت میکنند و  کنارها این ایمیلها تعداد زیادی ایمیل اسپم نیز وجود دارد و قابل تصور  است که گیرنده برخی ایمیلها را با این تصور که اهمیت ندارند یا به کار آنها مرتبط نیست مطالعه نکنند  بنابراین با انتخاب یک موضوع درست برای ایمیل خود گیرنده را ترغیب به مطالعه نامه خود می‌کنید و البته توجه داشته باشید موضوع بایستی به محتوای نامه شما همخوانی داشته باشد.

3. متن نامه
قواعد نوشتن یک نامه الکترونیک تفاوتهایی به نامه های معمول دارد بطور کلی مطالعه متنهای طولانی در صفحه مانیتور سخت تر بوده و همچنین گیرنده ممکن است هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت کند بنابران او وقت و حوصله کمتری برای مطالعه ایمیل دارد بنابراین در مهمترین قدم بایستی متن ایمیل شما حتی المکان خلاصه باشد. در چند کلمه سلام یا عرض ادب کنید و سپس بدون حاشیه پردازی درخواست خود را مطرح کنید. بخصوص در ایمیلهای کاری گیرنده علاقه ای به داستان زندگی یا مشکلات خانوادگی یا  کاری شما که ارتباطی با او ندارد نخواهد داشت. آنها همچنین عادت به جملات تشکر آمیز کلیشه ای از محصولات یا خدمات خود دارند بنابراین با ذکر چنین مواردی متن ایمیل را طولانی و حوصله گیرنده را سر نبرید. مطمئن باشید ذکر صریح و خلاصه مشکل یا درخواستتان بهترین کمک به خودتان و به گیرنده ایمیل است. اگر به چند درخواست یا موضوع در متن نامه اشاره کردید آنها را در پارگرافهای کوتاه و با فاصله از یکدیگر بنویسید.
همچنین در ایمیلهای کاری لازم است از ادبیات مناسب استفاده کنید متن شما میتواند دوستانه باشد اما زیاد خودمانی نشوید و بخصوص اگر نامه شما اعتراضی است لحن نامه شما همچنان بایستی مودبانه باشد. توجه کنید که گیرنده تنها محتوای نامه شما را خوانده و اگر به نظرش متن نامه توهین آمیز باشد ممکن است  توجهی به اعتراض یا درخواست شما نکند.

این روزها اکثر سایتهای معروف ارائه کننده خدمات ایمیل (مانند یاهو یا جی‌میل) و همچنین نرم افزارهای معروف مدیریت ایمیل توانایی نمایش محتوای فارسی را دارند. استفاده از متن فارسی بر  نوشتن محتوای فارسی با کلمات انگلیسی ( پینگلیش) ارجحیت دارد. متن فارسی خواناتر بوده  و گیرنده ایمیل راحت تر و سریعتر میتواند آنرا مطالعه کند و شما نیز میتوانید توضیحات بیشتر در ایمیل ارائه  کنید.  استفاده از حروف انگلیسی برای نوشتن متن فارسی بخصوص در متنهای طولانی باعث بی حوصلگی خواننده می شود. با اینحال در ارسال ایمیلهای فارسی گاهی مشکلاتی به دلیل عدم همخوانی کدپیج فرستنده و گیرنده ایمیل و یاعدم پشتیبانی از نمایش متن فارسی در سیستم  گیرنده ایجاد میشود و از همین اگر نسبت به توانایی گیرنده نسبت به متن فارسی مطمئن نیستید  گاهی پینگلیش راه حل مطمئن تری است و البته اگر از چنین روشی استفاده کردید متن خود را خلاصه تر کرده و در پاراگرافهای کوتاه تر بنویسید.

نکته دیگری که بایستی در نوشتن متن نامه رعایت  کنید و متاسفانه عدم رعایت آن اشتباه رایجی است توجه به جزئیات است. به مثال اگر قرار است مشکل سایت خود را به شرکت میزبان سایت مطرح کنید حتما آدرس سایت ، نام کاربری یا  کد مشتری خود را قید کنید یا اگر قرار است محصول یا خدماتی از یک شرکت بگیرید دقیقاً به کد محصول یا حتی لینک آن اشاره کنید طبیعی است که گیرنده ایمیل صرفا با دریافت نامه ای که در آن نوشته شده سایت من مشکل پیدا کرده متوجه نام سایت نخواهند شد که مشکل آنرا حل کنند!

4.عدم ارسال مکرر یک ایمیل

نمی دانم چرا برخی فکر میکنند که با ارسال چندین باره یا گاهی دهها بار یک ایمیل فکر میکنند که شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش یا به درخواست یا نامه اشان سریعتر رسیدگی می شود اما مطمئناً ارسال مکرر یک ایمیل نوعی بد اخلاقی و بی ادبی است. این درست شبیه آن است که در بانک چندین بار جمله خود را برای صندوقدار تکرار کنید. تنها پیام ارسالهای مکرر یک ایمیل در فاصله زمانی اندک برای گیرنده آن است که فرستنده فردی تازه کار، گستاخ یا بی توجه به اصول است.

5.دقت در فایلهای پیوست همراه نامه
مواردی پیش می آید که نیاز به ارسال فایل همراه نامه داشته باشید آنچه در این مواقع بایستی مد نظر داشته باشید توانایی دریافت و مشاهده فایل پیوست توسط گیرنده است. شاید شما دسترسی به اینترنت پرسرعت دارید و ارسال یک فایل 10 مگابایتی همراه یک ایمیل برای شما زمان زیادی نخواهد اما دریافت فایلی با این حجم برای کاربری که  اینترنت 
Dailup  دارد میتواند وقت گیر باشد همچنین مشاهده برخی فایلها نیازمند نرم افزارهای خاص هستند که ممکن است گیرنده در هنگام دریافت ایمیل آنها را نصب نکرده و امکان مشاهده فایل را نداشته باشد. بنابراین بخصوص در مواردی که از نوع دسترسی کاربر خود به اینترنت اطلاعی ندارید فایلهای پیوست را با حجم های پایین ( زیر یک مگابایت ) ارسال کنید. تصاویر را میتوانید در سایزهای کوجک تر ارسال کنید و همچنین از فرمتهای رایج برای فایلهای پیوست ارسال کنید.




داغ کن - کلوب دات کام
نظرات() 
viabiovit.com/de-volgende-dag-online-apotheek.html
سه شنبه 23 مرداد 1397 ساعت 09 و 20 دقیقه و 18 ثانیه

Regards, I enjoy it!
viagra order online uk viagra for sale online viagra online usa where can i buy viagra uk how to buy viagra without a prescription can you buy viagra without prescriptions viagra from usa pharmacy where to buy viagra pills viagra buy online buy viagra online online
caverta cheap cialis generic viagra
سه شنبه 23 مرداد 1397 ساعت 00 و 54 دقیقه و 35 ثانیه

You actually suggested it well!
tadalafil 20mg online cialis cialis 10mg prix pharmaci generic low dose cialis cialis for sale in europa enter site natural cialis order cialis from india cialis canada on line sialis cialis for sale south africa
Cialis prices
دوشنبه 7 خرداد 1397 ساعت 15 و 00 دقیقه و 16 ثانیه

Great material. Appreciate it.
cialis generico lilly cialis in sconto walgreens price for cialis viagra vs cialis try it no rx cialis cialis online deutschland cialis venta a domicilio cialis prices cialis 100mg suppliers cialis online holland
Cialis generic
پنجشنبه 20 اردیبهشت 1397 ساعت 19 و 20 دقیقه و 17 ثانیه

Many thanks! I appreciate this!
achat cialis en europe wow look it cialis mexico pastillas cialis y alcoho trusted tabled cialis softabs tadalafil 20mg cialis generico milano when will generic cialis be available cialis generic availability we recommend cialis info prices for cialis 50mg
Viagra or viagra
پنجشنبه 6 اردیبهشت 1397 ساعت 02 و 16 دقیقه و 23 ثانیه

Thanks! Lots of advice!

how can i order viagra online viagra cheap online uk how to buy viagra without seeing a doctor can you buy viagra at cvs buy generic viagra cheap buying online viagra getting viagra uk buy viagra super active how do i buy viagra online tadalafil
Francesco
دوشنبه 20 فروردین 1397 ساعت 04 و 07 دقیقه و 14 ثانیه
There is huge vary of ear jewelry available on-line today that can be utilized for regular piercings or for ear gauging.
Cialis generic
یکشنبه 19 فروردین 1397 ساعت 02 و 00 دقیقه و 16 ثانیه

Regards. Lots of write ups.

cialis flussig acquistare cialis internet cialis coupons low cost cialis 20mg prices on cialis 10 mg generic for cialis cialis farmacias guadalajara cialis with 2 days delivery tadalafil 10 mg ou trouver cialis sur le net
Buy generic cialis
جمعه 3 فروردین 1397 ساعت 05 و 13 دقیقه و 10 ثانیه

Great material. Many thanks.
cialis 5mg prix 200 cialis coupon buy generic cialis cialis dosage recommendations cialis great britain cialis daily cialis taglich cialis flussig import cialis buying brand cialis online
CBD
دوشنبه 30 بهمن 1396 ساعت 03 و 20 دقیقه و 35 ثانیه
هر آخر هفته من برای دیدار از این وبسایت،
به همین دلیل است که من برای لذت بردن از آن لذت میبرم، به همین دلیل این را میپذیرم
Conations سایت در واقع مواد خنده دار خوب نیز هست.
Nadine
جمعه 17 آذر 1396 ساعت 05 و 52 دقیقه و 25 ثانیه
Greetings! Very helpful advice within this post! It is the little changes that will make the biggest changes.
Thanks for sharing!
supplemental medicare plans
جمعه 3 آذر 1396 ساعت 16 و 45 دقیقه و 36 ثانیه
در حال حاضر به نظر می رسد مانند Expression Engine، پلتفرم وبلاگ مورد نظر در حال حاضر در دسترس است.

(از آنچه خوانده ام) آیا این چیزی است که شما در وبلاگ خود استفاده می کنید؟
std test
شنبه 13 آبان 1396 ساعت 19 و 22 دقیقه و 42 ثانیه
چه اتفاقی افتاده است، این قطعه نوشتار واقعا خوب است و من در مورد وبلاگ نویسی چیزهای زیادی از آن یاد گرفتم.

با تشکر.
What is a heel lift?
شنبه 1 مهر 1396 ساعت 15 و 57 دقیقه و 30 ثانیه
Have you ever considered about including a little bit more than just your articles?

I mean, what you say is valuable and everything.
Nevertheless imagine if you added some great graphics or video clips to give your posts more, "pop"!

Your content is excellent but with pics and clips, this website could certainly be one of the
best in its field. Superb blog!
How do you get taller?
سه شنبه 17 مرداد 1396 ساعت 03 و 37 دقیقه و 27 ثانیه
Heya! I'm at work browsing your blog from my new iphone 4!

Just wanted to say I love reading through your blog and look forward to all your posts!
Keep up the great work!
What is leg length discrepancy?
شنبه 14 مرداد 1396 ساعت 05 و 59 دقیقه و 38 ثانیه
I know this if off topic but I'm looking into starting my own weblog
and was curious what all is needed to get set up?
I'm assuming having a blog like yours would cost a pretty penny?

I'm not very internet smart so I'm not 100% certain. Any tips or advice
would be greatly appreciated. Kudos
Branden
دوشنبه 9 مرداد 1396 ساعت 21 و 30 دقیقه و 42 ثانیه
You can definitely see your skills within the article
you write. The sector hopes for more passionate writers
such as you who are not afraid to mention how they believe.
All the time follow your heart.
yuonnepeinado.hatenablog.com
پنجشنبه 22 تیر 1396 ساعت 05 و 25 دقیقه و 29 ثانیه
whoah this blog is magnificent i really like
reading your articles. Stay up the good work! You understand,
a lot of persons are searching around for this information, you can aid them greatly.
foot pain causes
چهارشنبه 21 تیر 1396 ساعت 20 و 10 دقیقه و 01 ثانیه
Glad to be one of the visitors on this awing web site :D.
foot pain differential diagnosis
سه شنبه 6 تیر 1396 ساعت 09 و 56 دقیقه و 06 ثانیه
Hi there very nice website!! Guy .. Beautiful ..
Superb .. I will bookmark your site and take the feeds also?
I am satisfied to find numerous useful information here in the post, we want work out extra strategies in this regard, thanks
for sharing. . . . . .
Emilio
دوشنبه 25 اردیبهشت 1396 ساعت 08 و 49 دقیقه و 58 ثانیه
Fantastic beat ! I would like to apprentice
whilst you amend your website, how can i subscribe for a weblog web
site? The account aided me a appropriate deal. I have been a little bit acquainted of this your broadcast provided vibrant transparent idea
manicure
سه شنبه 5 اردیبهشت 1396 ساعت 05 و 07 دقیقه و 33 ثانیه
Hey! This is my first visit to your blog! We are a collection of volunteers and starting a
new project in a community in the same niche.
Your blog provided us valuable information to work on. You
have done a marvellous job!
BHW
جمعه 25 فروردین 1396 ساعت 18 و 51 دقیقه و 15 ثانیه
It is not my first time to visit this web site, i am browsing this site
dailly and get nice information from here everyday.
manicure
دوشنبه 21 فروردین 1396 ساعت 17 و 58 دقیقه و 02 ثانیه
I'm not sure where you are getting your information,
but great topic. I needs to spend some time learning more or understanding more.
Thanks for magnificent information I was looking for this info for my mission.
manicure
سه شنبه 15 فروردین 1396 ساعت 00 و 18 دقیقه و 32 ثانیه
wonderful points altogether, you simply won a emblem new reader.

What may you suggest about your publish that you made a
few days in the past? Any sure?
BHW
جمعه 11 فروردین 1396 ساعت 01 و 01 دقیقه و 46 ثانیه
Thank you for the good writeup. It in reality was a enjoyment account it.
Look complex to far introduced agreeable from you!
However, how can we keep in touch?
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر